"기억 말고 기록으로"… 허위 세금계산서 소명 시 주의할 3가지

정상적으로 물품을 구매하고 대금을 지급했음에도 불구하고, 거래처의 폐업이나 세무 당국의 조사로 인해 갑작스럽게 '거래사실확인서' 제출 요구를 받는 기업들이 늘고 있다. 거래처가 허위 세금계산서를 발행한 '자료상'으로 밝혀질 경우, 해당 거래처와 거래한 모든 사업자가 소명 대상이 되기 때문이다.

거래처 잘못이 내 세금 문제로… "우리를 보고 온 게 아니다"

세무서나 지방국세청에서 발송하는 거래사실확인서는 기업의 잘못을 타깃으로 한 것이 아니라, 거래 상대방(거래처)의 부정행위를 추적하는 과정에서 파생되는 경우가 많다. 유튜브 채널 '세무조사는 펀펀택스 | 국세청 조사국 출신'의 영상에 따르면, 세무 당국은 특정 거래처가 세금계산서 부정 발행 혐의를 받게 되면 해당 업체로부터 계산서를 수취한 모든 사업자에게 거래 사실을 확인한다.

이 과정에서 기업은 곤란한 상황에 직면한다. 본인은 정상적인 거래를 했더라도, 거래처가 이미 폐업했다면 실제 물품이 오갔다는 사실을 입증해야 하는 책임은 수취인(구매자)에게 있기 때문이다. 특히 거래처가 폐업하기 직전에 발행한 세금계산서는 의도적인 탈세로 의심받을 가능성이 매우 높다. 영상에서는 "세무서는 계산서라는 종이 자체가 아니라, 그 뒤에 실제 물건과 돈이 맞게 움직였는지를 본다"고 강조했다.

2026년부터 가산세 4%로 인상… "1억 원 거래 시 피해 막대"

부정 거래로 판명될 경우 발생하는 경제적 타격은 상상을 초월한다. 우선 2026년 1월 1일 이후 발급 또는 수취한 세금계산서부터는 가산세율이 기존 3%에서 4%로 인상된다. 이는 발행자와 수취인 모두에게 적용된다.

단순히 가산세만 늘어나는 것이 아니다. 허위 세금계산서로 판명되면 매입세액 공제를 받지 못해 부가가치세를 다시 내야 하며, 여기에 신고 불성실 가산세와 납부 지연 가산세가 추가로 붙는다. 또한 법인세나 소득세 계산 시 해당 금액을 비용(손금)으로 인정받을 수 없다. 영상에 따르면 공급가액 1억 원짜리 계산서 한 장이 부인될 경우, 환급받았던 부가세 1,000만 원과 인상된 가산세 400만 원은 물론, 법인세/소득세 산정 시 1억 원의 비용이 통째로 제외되어 '세금 폭탄'으로 이어진다.

부정한 방법으로 확인될 경우 세무 당국이 과세할 수 있는 기간은 최대 10년이다. 또한 최근에는 세무서장이 사업 실체를 확인하기 위해 임대차 계약서를 요구하거나, 실제 사무실 근무 여부를 확인하기 위해 현장 방문을 할 수 있는 법적 근거도 강화됐다. 허위 세금계산서 발행은 연간 합산 기준이 아니라 공급가액 전부를 합산하여 판단하므로, 소액이라도 반복될 경우 형사 처벌 대상이 될 수 있다.

소명서 작성 시 '기억'보다 '기록'이 우선되어야

세무 당국의 소명 요구에 대응할 때 가장 경계해야 할 것은 '기억에 의존한 답변'이다. 영상에서는 소명서 작성 시 피해야 할 세 가지 유형을 제시했다. 첫째는 "사장님이 직접 가져다주셨던 것으로 기억한다"와 같이 불확실한 기억을 적는 것이다. 날짜나 수량이 실제 기록과 다를 경우 거짓 진술로 간주될 위험이 크기 때문이다.

둘째는 현금 거래를 소명하는 경우다. 업계 관행이라 하더라도 증빙이 없으면 인정받기 어렵다. 셋째는 우리 회사만 책임을 피하기 위해 거래처를 비난하는 식의 답변이다. 소명의 목적은 '우리 거래가 실제였는가'를 입증하는 것이지, 상대방을 공격하는 것이 아니기 때문이다.

올바른 대응을 위해서는 계좌 이체 내역, 거래 명세서, 운송장 영수증, 입고 기록, 물품 수령 시의 CCTV, 담당자와의 문자 메시지 등 '물건과 돈이 움직인 객관적 기록'을 날짜별로 일치시켜 제출해야 한다. 만약 서류 준비에 시간이 더 필요하다면, 무단으로 기한을 넘기기보다 담당 공무원에게 연락해 준비 상황을 알리고 기한 연장을 요청하는 것이 오해를 피하는 방법이다.